"O Centro de Documentação da UnB - CEDOC, criado provisoriamente como CEDAQ (Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília) em agosto de 1986, pelo Ato da Reitoria Nº 345/86 e constituído como Centro de Custo pelo Ato da Reitoria Nº 596/88, de 24 de outubro de 1988 com o nome de Centro de Documentação - CEDOC, é órgão de assessoramento da Administração Superior da Universidade de Brasília, tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos de valor permanente produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da FUB, bem como aos bens culturais históricos, constituindo-se em instrumento de apoio à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses da Universidade." Em suma, o CEDOC atua como o arquivo central da UnB, onde são encontrados diversos tipos de documentos.
Inicialmente, foi feita a leitura do texto “Os cegos e o elefante” que conta a história de sete sábios cegos que se deparam com um grande desafio: descrever um animal. Seis dos sábios resolvem tocar o animal, acontece que devido à grandeza desse animal, cada um fica com apenas uma parte e tira um conclusão diferente a respeito do animal. Já o sétimo sábio vai atrás de uma criança e a pede para desenhar na areia a forma deste animal. Após isso, ele passa a mão sobre o desenho e fala para os demais sábios que seus palpites eram certos e errados ao mesmo tempo. Que aquele animal era tão grande que poderia ser tudo aquilo que eles disseram, e então revela que o animal é um elefante.
A partir desse pressuposto, foi designada a seguinte atividade: separar cada um dos grupos em dois observadores, um jornalista, um investigador e um analista tecnológico. Cada um ficou responsável por um tipo de análise do CEDOC. Aos observadores coube observar os arquivos existentes no CEDOC, sendo que um ficou com o arquivo intermediário e o outro com o arquivo permanente. O jornalista entrevistou duas monitoras da disciplina, Fernanda e Mayara, que não tinham vínculo com o CEDOC. O investigador ficou responsável por entrevistar a diretora do CEDOC, Tânia Maria. Já o analista tecnológico ficou com a tarefa de pesquisar na internet informações sobre o CEDOC. Todos tiveram tempo cronometrado para realizar suas tarefas. No fim, o grupo se uniu para responder um questionário feito pelo professor, onde era necessário descrever as espécies e tipos documentais existentes no CEDOC, as funções dos documentos, a temporalidade das séries documentais encontradas, ações arquivísticas que poderiam ser implantadas no CEDOC ,e também a sugestão de um plano de classificação para os documentos encontrados. Além disso, foi preciso escolher qual das fontes de informação foi mais relevante para a realização da atividade. Com isso, foi possível perceber o quanto ficamos obcecados por uma parte da "verdade" e começamos a acreditar nela de tal forma que quando outra pessoa diz o que viu ficamos perdidos, sem acreditar naquilo. Essa atividade trouxe à tona a importância de termos uma visão sistemática. Não podemos nos fixar apenas em acreditar no que vimos, mas também ir atrás de outras "verdades". Com a junção de todos os pontos de vistas e informações coletadas é que foi possível finalizar a atividade de forma completa. A análise do funcionamento de instituições e seus arquivos é uma parte do trabalho do arquivísta essencial para o desenvolvimento de planos de classificação e tabelas de temporalidade. Sem ela não é possível entender as funções dos documentos produzidos e/ou recebidos e como organizá-los. Apenas com uma visão do todo é que conseguimos entender a fundo como a organização funciona e desempenhar nosso papel da melhor maneira possível. Entrevistar os responsáveis pelo local é muito importante, mas visitar os arquivos e locais de trabalho permite uma avaliação da realidade do dia a dia e a comprovação do que foi coletado nas entrevistas.
A segunda atividade foi a seguinte: o monitor Jonathan nos ofereceu alguns documentos referentes à Universidade de Brasília (UnB) e tivemos cinco minutos para analisar todos. Passado o tempo deveríamos lembrar dos documentos e fazer uma rápida análise diplomática de cada um. O que encontramos foram dois ofícios originais e em folhas avulsaa, memorando em folha avulsa e original, ata de reunião em folhas grampeadas e sem assinaturas, cópia de portaria com as folhas grampeadas, ato da Reitoria no formato de folha avulsa em sua forma original com assinatura, cópia de um Diário Oficial da União e proposta de serviço em folha avulsa em forma original.
Mais do que analisar diplomaticamente os documentos, exercício que estamos desenvolvendo continuamente desde o início do semestre, essa segunda atividade teve o objetivo de nos mostrar quantas espécies documentais uma instituição pode produzir. Encontramos novas espécies além das que foram encontradas na primeira atividade. E concluímos que por mais numerosas que sejam as espécies de documentos existentes em um arquivo a grande dificuldade do trabalho de organização está em entender a função destes documentos independente da espécie. Por exemplo: podemos possuir memorandos, mas cada memorando foi criado para uma função diferente com um objetivo diferente. Analisar estas funções e agrupar os documentos de acordo com elas de uma maneira que facilite a recuperação da informação posteriormente é o grande desafio nesse caso.
Fonte de informação sobre o CEDOC: http://vsites.unb.br/cedoc/
Até a próxima.
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